Bina Administrasi

Sistematika Menyusun Laporan Kegiatan

Pengertian Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan, yang harus disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban.

Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk :

      a.    Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan.

      b.    Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.

      c.    Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.

      d.    Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain.

Macam Laporan Kegiatan

a.    Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat : 

1.    Laporan lisan, disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan laporan lisan dapat  dengan  tatap muka, lewat telepon , wawancara dan sebagainya.

2.    Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.

b.    Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat :

1.    Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor lucu.

2.    Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistimatis serta logis.

c.    Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan :

           1.    Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.   

           2.    Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dan sebagainya.

           3.    Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.

Sistimatika Laporan

Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).

Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :

1.    Pendahuluan

a.      Pada pendahuluan disebutkan tentang :

b.      Latar belakang kegiatan.

c.      Dasar hukum kegiatan.

d.      Apa maksud dan tujuan kegiatan.

e.      Ruang lingkup isi laporan.

2.    Isi Laporan

Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :

a.      Jenis kegiatan.

b.      Tempat dan waktu kegiatan.

c.      Petugas kegiatan.

d.      Persiapan dan rencana kegiatan.

e.      Peserta kegiatan.

f.       Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).

g.      Kesulitan dan hambatan.

h.      Hasil kegiatan.

i.        Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.

3.    Penutup

Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

4.    Hal-hal yang perlu diperhatikan

Laporan diusahakan agar :

a.      Singkat dan padat.

b.      Runtut atau sistimatis.

c.      Mudah dipahami isinya.

d.      Isinya lengkap.

e.      Menarik penyajiannya.

f.       Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.

g.      Tepat pada waktunya.

5.    Lain – lain.

a.      Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy )

b.      Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.

c.      Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll )

Sumber : Materi KML Lemdikanas (dengan sedikit penyempurnaan)